Comment bien gérer la masse salariale de votre entreprise

Motivation du personnel, compétitivité, productivité, position concurrentielle, voici les leviers pour bien piloter la masse salariale de l’entreprise.

Quelle que soit la taille d’une entreprise, bien gérer la masse salariale est l’un des principaux enjeux pour un employeur. Optimiser les coûts RH, évaluer le poids de la masse des salaires sur le chiffre d’affaires, mettre en place un système de rémunération juste… Voici des pistes pour redéfinir l’organisation interne et améliorer les processus RH à travers une stratégie d’entreprise efficace et performante.

1/ Processus RH : quels sont les enjeux d’une bonne gestion de la masse salariale ?

Selon l’INSEE, la définition de la masse salariale est « la somme des rémunérations brutes versées par l’entreprise au cours d’un exercice ».

// Premier poste de dépenses, la part consacrée à la rémunération peut peser jusqu’à 80 % des charges de l’entreprise.

Une part importante qui suppose une gestion financière efficiente. Si elle n’est pas maîtrisée, la masse salariale peut impacter la rentabilité d’une entreprise. Bien gérée, elle peut au contraire soutenir sa croissance.

Pour optimiser toutes les charges liées à la gestion du personnel dans les processus RH, la principale difficulté de l’entreprise est d’initier une démarche de maîtrise des coûts afin de parvenir à un équilibre financier sur le long terme.

De manière générale, la priorité pour les responsables RH est de déterminer une politique de rémunération efficace, adaptée aux spécificités de votre entreprise. Pour les petites entreprises, cet exercice est particulièrement difficile et délicat (par manque de moyens financiers pour investir dans un service RH structuré).

Conséquence : une erreur de stratégie peut avoir un impact négatif sur la productivité des salariés ou leur motivation.

2/ Bien anticiper l’évolution de la masse salariale : une priorité dans les processus RH

Le pilotage de la masse salariale implique l’élaboration d’une politique de rémunération juste et cohérente. Cette démarche nécessite un diagnostic de son système de rémunération pour mesurer son efficacité.

La masse salariale représente 80 % des charges / dépenses annuelles. Tout l’enjeu des processus RH est d’anticiper son évolution pour trouver un bon équilibre financier et assurer la rentabilité de l’entreprise.

[A lire] : > Quels sont les signes d’une mauvaise politique de rémunération ?

Quels sont les axes de réflexion pour améliorer les processus RH et adapter votre politique de rémunération?

• Anticipez un budget : élaboration d’un budget prévisionnel ;
• Évaluez les dépenses pour prévoir l’évolution des charges ;
• Elaborez une grille des salaires ;
• Tenez compte de la performance et des compétences dans la grille des salaires ;
• Identifiez les clefs d’un bon système de rémunération ;
• Définissez une stratégie de rémunération et un système de primes cohérents, à la fois juste, attractif et homogène pour l’entreprise ;
• Mettez en place un système de rémunération variable (système de primes sur objectifs pour une catégorie de salariés) ;
• Initiez des actions conformes aux objectifs visés par la stratégie RH (reconnaissance, primes d’incitation, augmentations de salaires, attribution de promotions internes, formation professionnelle, …)
• Réorganisez le temps de travail ;
• Incitez le télétravail avec la mise en place d’outils adaptés ;
• Procédez à de nouveaux recrutements.

Quels sont les bénéfices d’une gestion efficiente de la masse salariale ?

• La maîtrise des coûts permet d’assurer la rentabilité et la croissance de l’entreprise ;
• Une gestion du personnel efficace participe d’un bon climat social et assure la cohésion de vos collaborateurs ;
• Une politique de rémunération adaptée permet de maintenir une bonne motivation et par conséquent une bonne productivité ;
• Une gestion efficace de la masse salariale contribue à fidéliser les salariés (grâce aux primes, augmentations de salaires, promotions internes, formations...).

3/ Comment budgétiser la masse salariale ?

Pour une gestion financière efficace, la priorité des RH dans un premier temps est d’évaluer la part de la masse salariale par rapport au chiffre d’affaires réalisé. Un diagnostic indispensable qui va influencer les prises de décision dans le processus RH et la définition d’une nouvelle stratégie.

La masse salariale au cours d’un exercice, correspond à l’ensemble des traitements et rémunérations brutes ainsi que les primes. Les avantages en nature ne sont pas pris en compte dans la masse salariale.

Le calcul de la masse salariale est utilisé à des fins statistiques dans le cadre du dispositif « CLAP » (Connaissance Locale de l’Appareil Productif), pour donner des informations sur l’activité économique locale (secteurs d’activité, taille des entreprise, nombre, rémunérations).

Ces statistiques sont issues du croisement de données venant de plusieurs sources : Sirene, URSSAF, DADS (Déclaration annuelle des données sociales) ou Colter (collectivités territoriales). Vous pouvez utiliser ces données afin d’appuyer votre stratégie de gestion ou vous aider dans sa définition.

Comment calculer le coût global du personnel ?

Le coût global des salariés (ou masse salariale) est le coût supporté par l’entreprise pour payer ses salariés auquel on retire les charges patronales.
Il est composé des éléments suivants :

• les cotisations de nature conventionnelle ou facultative (mutuelle, retraite supplémentaire, etc.),
• les impôts, taxes et versements assimilés sur rémunérations (formation professionnelle continue, effort à la construction, taxe d’apprentissage, taxe sur les salaires, contribution AGEFIPH),
• la participation et l’intéressement,
• les budgets des institutions représentatives du personnel,
• le personnel intérimaire,
• les autres charges de personnel (vêtements de travail notamment).

Comment piloter la masse salariale ?

La gestion de la masse salariale repose à la fois sur des principes de gestion financière et sur la gestion de personnel.

Bien connaître sa masse salariale et son poids par rapport au chiffre d’affaires (CA) de l’entreprise permet :

• de situer l’entreprise par rapport à ses principaux concurrents,
• de s’assurer que le ratio masse salariale/CA est conforme aux statistiques du secteur,
• de fixer des objectifs clairs aux salariés et en particulier aux nouveaux embauchés.

Masse salariale de l’exercice / Chiffre d’affaires hors taxes de l’exercice * 100

Ce calcul va déterminer le modèle économique et les objectifs de développement à long terme qui vont permettre d’optimiser la gestion du personnel (masse salariale) et trouver un équilibre financier pérenne.

Comment interpréter le ratio Masse salariale / CA ?

A titre d’exemple, un ratio de 45 % signifie que pour un exercice donné, pour 100 € de chiffre d’affaires, l’entreprise supporte 45 € de coûts de personnel.

Ce ratio diffère énormément selon les secteurs d’activité :

• il est assez élevé dans les services, secteur qui requiert souvent beaucoup de personnel ;
• il est assez faible dans l’industrie car le secteur supporte davantage d’achats de matières premières et/ou d'investissements.

// Une bonne gestion de la masse salariale est une question d’équilibre

Tout processus RH implique la mise en place d’une politique de salaire en adéquation avec les objectifs de développement de l’entreprise.

• La rémunération doit être cohérente et adaptée au chiffre d’affaires de l’entreprise ;
• La rémunération doit être évolutive, pour maintenir une bonne motivation et par conséquent assurer une bonne productivité;
• Une rémunération doit être réaliste par rapport à la réalité du marché de l’emploi du secteur;
• Elle doit être équivalente à celles des autres salariés qui occupent le même poste et le même niveau d’ancienneté.

Une bonne gestion RH de la masse salariale repose ainsi sur un équilibre entre trois critères:

1. Une grille de rémunération motivante pour les salariés ;
2. Une masse salariale rentable, gage de productivité ;
3. Une charge de travail adaptée au nombre des salariés.

Comment établir un budget prévisionnel de la masse salariale ?

Pour établir un budget prévisionnel de la masse salariale, celui ci doit tenir compte de toutes les données et éléments de rémunération : salaires de base, primes, treizième mois, etc.

Tous ces éléments sont faciles à budgétiser. La tâche la plus complexe est d’anticiper les variables (primes sur objectif, intéressement, bonus) car ils découlent du degré de « productivité » de la masse salariale et sont par conséquent difficiles à évaluer.

D’autres données entrent en compte pour évaluer le budget de la masse salariale comme : les licenciements, les rupture de contrats, les départs à la retraite mais aussi l’absentéisme…

Toutes ces données sont variables et peuvent entraîner des écarts dans le budget prévisionnel. Ils doivent être régulièrement recalculés dans la gestion prévisionnelle des coûts pour favoriser l’équilibre de la gestion financière.

4/ Réduction de la masse salariale : quel impact sur l’entreprise ?

En cas de crise (baisse d’activité, chute des bénéfices), une entreprise n’a souvent pas d’autres alternatives que de procéder à la réduction de sa masse salariale.

Avant de procéder à des licenciements économiques, des solutions « intermédiaires » pour restructurer la masse salariale peuvent être envisagées :

• réduction partielle du temps de travail,
• mise en chômage partiel ou technique (en accord avec les salariés),
• aménagement du temps de travail en fonction de l’activité de l’entreprise,
• télétravail qui permet de réduire de nombreux frais (prise en charge des frais de déplacements et/ ou de restauration, occupation d’un poste de travail…),
• suppression des bonus et primes, etc.

Ces mesures permettent dans un premier temps de réduire et maîtriser les coûts pour maintenir sa compétitivité.

Les licenciements économiques sont des procédures longues et surtout coûteuses pour l’entreprise, d’où l’importance d’étudier toutes les autres options avant d’y recourir.

Une bonne gestion de la masse salariale est au cœur de nombreux enjeux pour une entreprise. Elle représente le plus gros poste de dépenses budgétaires (80%). Le bon pilotage de la masse salariale détermine l’équilibre financier d’une entreprise, sa rentabilité et sa croissance à long terme. Un logiciel de gestion de toutes les informations et les processus RH liés à vos salariés aide les dirigeants et responsables RH à prendre les bonnes décisions grâce à une vision éclairée.