La gestion des congés payés de vos salariés en 10 règles d'or

Les chaleurs estivales ont suivi le solstice et sont arrivées plus tôt que prévu. Cette année, les congés payés sont très attendus !

Instaurées par le Front populaire en 1936, les deux semaines accordées aux salariés sont passées à trois en 1956, puis à quatre en 1968. Depuis 1982, le salarié a droit à un minimum de cinq semaines de congés payés. Encadrés par le droit du travail et gérés par les conventions collectives, les accords d’entreprise ou de branches, les congés payés sont un droit dont disposent annuellement les salariés, qu’ils soient à temps partiel ou à temps complet et quel que soit le type de contrat.

Quel est l’encadrement législatif ? Comment fixer les jours de congés payés de ses employés ? Comment calculer et établir les indemnités ? Voici dix règles pour répondre à vos interrogations.

1. Comment fonctionne le calendrier des congés payés ?

À combien de jours de congés a droit un salarié ? Quelle est la durée minimale et maximale des congés payés ?

La durée des congés payés est proportionnelle au temps de travail effectif effectué durant la période de référence.

// À temps plein, le salarié dispose de 2,5 jours ouvrables de congés payés par mois de travail effectif (chez le même employeur), soit 24 jours de travail.

Le congé le plus long exigible durant l’année, dit congé principal, ne peut être inférieur à 12 jours ouvrables. La durée légale totale du congé ne peut excéder 30 jours ouvrables pour une période de référence complète de travail. La période des congés est fixée par accord d’entreprise ou par voie conventionnelle. Elle doit obligatoirement comprendre la période du 1er mai au 31 octobre. Le congé payé principal est égal à 24 jours ouvrables, soit 4 semaines. La cinquième semaine peut être prise pendant la période de congé ou en dehors.

2. Qui fixe la période des congés ?

L’entreprise dispose du droit à fixer la période de prise de congés payés par accord d’entreprise ou convention collective. Elle gère également l’ordre des départs. Ainsi, l’employeur peut imposer les dates de départ en congés à ses salariés ou les refuser. Pour définir l’ordre des départs, il doit toutefois prendre en compte la situation familiale du salarié, son ancienneté ou encore les dates de congés du conjoint.

Le salarié doit être tenu informé au moins un mois à l’avance des modalités des congés imposées par son employeurs.

3. Quelle est « la période de référence » ?

Que détermine cette période ? Qui décide ? Absences, arrêt maladie, congé maternité… doit-on les décompter ?

La « période de référence » correspond à la période durant laquelle le salarié a réalisé son temps de travail effectif lui donnant droit à ses congés payés. Le début de la période de référence est fixé par un accord d’entreprise, un accord de branche ou bien, par convention collective.

// À défaut, la loi fixe le début de cette “période de référence” au 1er juin de chaque année.

Certaines absences durant la période de référence peuvent ne pas donner droit à l’ensemble des congés de l’année.

// Un salarié en arrêt maladie n’accumule pas de droit pour ses congés payés.

Inversement, les heures non-travaillées pour les salariés en temps partiel, sont prises en compte dans le calcul des droits aux congés payés. Les absences autorisées, les jours maladies, de chômage, les préavis, les périodes obligatoires d’instruction militaire et les congés maternité ou paternité ne sont pas décomptés du quota de congés payés. Les stages supérieurs à deux mois ouvrent à des congés payés aux mêmes conditions que les autres salariés.

4. Qu’en est-il des congés maternité, paternité ou d’adoption ?

// Le congé maternité et le congé paternité sont considérés comme des périodes de travail effectif donnant droit à des congés payés.

La loi garantit le droit aux congés maternité avant et après la naissance de l’enfant.

La durée du congé maternité varie en fonction du nombre d’enfants à naître ou du nombre d’enfants déjà à charge. En moyenne, la salariée a le droit de bénéficier d’un congé maternité de 6 semaines avant la date de l’accouchement et de 10 semaines après.

Pendant le congé maternité, la salariée perçoit des indemnités journalières versées par la sécurité sociale (y compris pour les femmes en profession libérale ou statut d’indépendant) et par l’entreprise.

Tout salarié du secteur privé bénéficie d’un congé de 3 jours “pour chaque naissance survenue à son foyer” ou “pour l'arrivée d'un enfant placé en vue de son adoption”.

La durée du congé de paternité et d'accueil de l'enfant est fixé à maximum 18 jours calendaires consécutifs. Ce congé peut succéder au congé de naissance de 3 jours ou être pris séparément à un autre moment.

Si l'enfant est immédiatement hospitalisé après sa naissance dans une unité de soins spécialisée. la loi de financement de la sécurité sociale pour 2019 modifie la durée du congé de paternité.

L’adoption d’un enfant permet au salarié de bénéficier d’un congé d'adoption indemnisé qui peut être pris par l'un des parents ou être réparti entre les deux parents salariés. Ce congé peut succéder au congé de 3 jours pour l’arrivée d’un enfant en vue de son adoption. Sa durée varie de 10 à 22 semaines selon le nombre d'enfants adoptés et/ou le nombre d'enfants déjà à charge.

5. Comment calculer les indemnités de congés payés ?

Quelle est la rémunération du salarié durant ses congés payés ?

Selon le code du travail, l’indemnité perçue par le salarié durant son congé peut être calculée de deux façons, tout en sachant qu’il faut opter pour le montant qui avantage le salarié :

• l’indemnité de CP est égale à 1/10e de la rémunération brute totale perçue par le salarié au cours de la période de référence. (article L.3141-24 du code du travail).
• l’indemnité de CP est égale à la rémunération que le salarié aurait perçue au travail ou « maintien de salaire ».

À ce premier calcul, s’ajoute celui des jours majorés :

• Les jours de fractionnement correspondent aux jours ouvrables de congés supplémentaires, et peuvent être attribués aux salariés à raison de : 1 jour si le salarié prend moins de 6 jours de congés et 2 jours si le salarié prend plus de 6 jours de congés, en dehors de la période du 1er mai au 31 octobre.
• les jours supplémentaires pour enfants à charge correspondent à un droit de 2 jours de congés par enfant, dans la limite de 30 jours ouvrables de congés (annuels et supplémentaires) pour les salariés de plus de 21 ans, et de 1 jour pour les moins de 21 ans si le congé légal n’excède pas 6 jours.

6. Les indemnités compensatrices

Quelles sont les conditions ouvrant droit à des indemnités compensatrices ?

// Les jours de congés non pris durant la période de référence sont considérés comme perdus.

Un report peut être discuté entre le salarié et l’employeur tandis qu’un accord collectif peut prévoir le paiement des congés non pris. Les cas particuliers (contrat rompu, intérimaire, CDD) où les salariés ne peuvent exercer leur droit aux congés, obtiennent une indemnité compensatrice équivalente à l’indemnité de congé payé.

Les salariés en CDD ont droit aux congés payés. S’ils n’ont toutefois pas pris tous leurs jours de congés à la fin de leur contrat, ils ont droit à une indemnité compensatrice.

7. Temps partiel et CDD

Comment calculer les congés payés de ces deux types de contrats ?

Un salarié à temps partiel bénéficie des mêmes droits qu’un salarié à temps complet. Il n’y a pas de condition d’ancienneté pour avoir droit aux congés payés.

// Les salariés à temps partiels bénéficient également de 2,5 jours de congés par mois.

Lorsqu'un salarié à temps partiel pose des jours de congés payés, il faut ainsi décompter tous les jours ouvrables inclus dans la période d'absence.

Exemple : Emilie est à 90% et ne travaille pas le mercredi. Si elle pose une semaine du lundi au vendredi, 5 jours de CP lui seront décomptés.

Pour un CDD en revanche, le nombre de jours attribués dépend du nombre de mois travaillés. Pour deux mois de contrat, cinq jours sont ainsi cumulés.

8. Un salarié en période de préavis peut-il prendre des congés payés ?

Qu’il s’agisse d’une démission, d’une rupture conventionnelle ou d’un licenciement, un salarié peut prendre des jours de congés payés durant sa période de préavis. Toutefois, les conséquences varient selon que les congés payés ont été prévus avant ou après la date de notification de la rupture du contrat.

Avant la notification de rupture de contrat :
Le préavis est suspendu durant les congés du salarié, puis il est prolongé d'une durée équivalente au nombre de jours de congés pris (sauf dispense de préavis par l'employeur).

Après la notification de rupture de contrat :
La prise de congés doit être fixée selon un commun accord entre le salarié et l'employeur. Le préavis n'est pas suspendu pendant les congés payés (sauf accord contraire préalable).

La notification de rupture de contrat a lieu pendant les congés payés :
La période de préavis débutera à la fin des congés payés.

Lors d’une rupture de contrat (y compris dans le cas d’une période d’essai), le salarié qui n’a pas soldé tous ses congés reçoit alors une indemnité compensatrice.

9. Zoom sur les jours fériés, ponts et journée de solidarité

Selon les jours fériés, les salariés n’ont pas les mêmes droits et obligations.

Seul le 1er mai est obligatoirement chômé pour tous les salariés.

Quant aux autres jours fériés, ils sont chômés ou travaillés selon les dispositions prévues par accord d'entreprise, d'établissement, par convention ou accord de branche ou par l’employeur en l’absence d’accord.

Dans certains cas, les jours fériés permettent de bénéficier d'un pont.

// Le salarié est tenu de travailler durant la journée de solidarité qui consiste en une journée de travail supplémentaire par an non rémunérée.

Soit elle est réalisée sur un jour férié qui était chômé (sauf le 1er mai), soit à la place d’un jour de RTT, soit selon une organisation permettant le travail de 7 heures qui n’étaient pas travaillées comme un samedi ou un lundi par exemple selon les professions.

10. Quelles sont les règles du congé pour enfant malade ?

Ouvert à tous les salariés, le congé pour enfant malade permet de bénéficier de 3 jours par an (durée légale) pour s'occuper d'un enfant malade ou accidenté de moins de 16 ans (ou 5 jours si l’enfant a moins d’un an ou si le salarié a au moins 3 enfants à charge).

Durant ces congés, le salarié n'est pas rémunéré.

Le calcul, la durée et les règles afférentes aux congés payés restent peu évidentes à gérer. Particulièrement chronophages, elles sont parfois source d’erreur dans le bulletin de salaire. 1 salarié sur 3 a déjà constaté une erreur sur sa fiche de paie !

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