Gain de temps, productivité renforcée ? Choix des fonctionnalités importantes, assistance, sécurité des données… quels sont les atouts et critères d’un SIRH ?Avec une réglementation qui ne cesse d’évoluer (plus de 100 textes édités chaque année), la gestion de la paie est une tâche de plus en plus complexe et surtout chronophage pour les experts-comptables et les gestionnaires de paie. Difficulté de jongler avec plusieurs conventions collectives, calcul des congés payés, cotisations sociales : autant de contraintes qui impliquent une vigilance accrue pour ne pas faire d’erreurs sur le bulletin de paie.
Aujourd’hui la plupart des cabinets d’expertise comptable font le choix d'un logiciel professionnel pour automatiser et structurer la gestion de la paie de leurs clients. Pour bien choisir votre logiciel de paie qui vous convient, voici 5 questions clés à se poser.
1 / Vais-je réellement gagner du temps ?
OUI. Un logiciel de paie en ligne va vous permettre d’optimiser le temps consacré à cette tâche, jugée « fastidieuse » par les experts-comptables. Et le temps est une ressource inestimable, au sein d’un cabinet d’expertise comptable ! Evolution permanente de la réglementation, mise à jour des conventions collectives, déclarations sociales, gestion des congés payés, absences des salariés : la gestion de la paie est une tâche complexe où les erreurs sont une réalité.
L’objectif d’un logiciel de paie est de simplifier le traitement de la paie. Assurez-vous que cette plateforme soit opérationnelle rapidement et facile à utiliser dans ses différents aspects : installation, configuration, gestion et stockage des données.
Dans un premier temp (lors de l'installation du logiciel de gestion saas), la tâche la plus longue consiste à paramétrer les fonctions liées au bulletin de salaire en documentant toutes les données utiles pour chacun de vos clients : spécificités des salariés, application des conventions collectives, etc. Une fois ce travail accompli, un bon logiciel de gestion de paie est facile à utiliser, pas besoin d’être un expert informatique pour le prendre en main…
2 / Quelles sont les fonctionnalités dont j’ai besoin ?
Pour gagner en productivité et en efficacité, certaines fonctionnalités sont indispensables pour traiter efficacement la paie de vos clients :
- L’automatisation des tâches administratives liées à la gestion des congés : une fonctionnalité essentielle qui permet de gagner du temps et par conséquent de réaliser des économies ;
- La prise en compte des évolutions réglementaires dans l’édition des bulletins de paie : la complexité de la législation est la principale difficulté dans la gestion de la paie. Assurez-vous que la version du logiciel de paie sirh tient compte des mises à jour régulières, pour éviter les négligences et les erreurs (involontaires) ;
- La gestion des congés et absences des salariés, temps de travail, maladie, RTT : le logiciel pour éditer des bulletins de salaire doit faciliter la transmission de ces informations pour établir la paie. A titre d’exemple, Digi-Paye permet aux salariés de documenter ces informations eux-mêmes à distance.
- Un logiciel de bulletin de salaire personnalisable et efficace qui intègre dans le compte de résultat l’édition des bulletins ;
La gestion des écritures comptables automatiquement intégrées dans la comptabilité (tâche simplifiée) ; - La gestion des écritures comptables automatiquement intégrées dans la comptabilité (tâche simplifiée) ;
- Un logiciel de paie adapté aux normes de la DSN (Déclaration Sociale Nominative, obligatoire depuis janvier 2017) : une déclaration unique et dématérialisée, éditée mensuellement qui simplifie et uniformise les échanges d’information avec les différents organismes sociaux ;
- La possibilité d’exporter les notes de frais (transports, restauration, péage...) vers le logiciel pour bulletin de paie, pour alléger (encore plus) votre charge de travail ;
- Un accès facilité, pour permettre une saisie décentralisée : le logiciel de sirh doit permettre la saisie de données n’importe où, à partir de n’importe quel terminal (tablette, smartphone, ordinateur), avec un partage des données dans le Cloud.
Pour bien choisir votre logiciel de paie en ligne, sa compatibilité avec vos autres outils RH déjà en place au sein de votre cabinet est un point important. Elle permettra par exemple de s’interfacer avec le système de gestion des notes de frais, des absences, etc.
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Le saviez-vous ? D’après une étude récente réalisée par le cabinet Markess, utiliser un outil de gestion SIRH complet est une priorité pour 80 % des DRH. |
Un logiciel de paie en mode SaaS facile et productif pour vos équipes
Le meilleur argument à mettre en avant pour convaincre les salariés en interne de se l’approprier : l’alliance de la simplicité d’utilisation et de la productivité.
Un logiciel de gestion sirh est facile à prendre en main grâce à son interface intuitive, qui présente de nombreuses fonctionnalités.
Des questions ? Chez Digi-Paye, une équipe dédiée se tient à votre écoute pour vous accompagner, spécialiste de la gestion de paie et des questions RH.
En mode saas, votre plateforme ne nécessite pas d’infrastructure informatique pour assurer sa maintenance. L’éditeur du logiciel a la responsabilité de la maintenance et de la mise à jour du logiciel sirh (assistance téléphonique, services d’aide en ligne).
Les arguments à mettre en avant :
- Un logiciel de gestion des congés payés et des absences efficace réduit le nombre d’erreurs dans le traitement de la paie;
- Un logiciel de gestion de paie évite une surcharge de travail,
- Ses automatisations permettent de gagner en productivité et donc de réduire le stress lié à cette tâche.
3 / Quelles économies vais-je réaliser par rapport à ma solution actuelle ?
Avant d’évaluer les économies que vous pouvez réaliser en optant pour un logiciel de bulletin de salaire, réfléchissez au coût (actuel) engendré par la gestion de la paie de vos clients. Calculs, vérifications, mise en conformité : quel est le cumul d’heures travaillées par vos collaborateurs tous les mois pour traiter l’édition des bulletins de salaires de votre portefeuille clients ?
Par ailleurs, beaucoup de cabinets d’expertise comptable externalisent la paie de leurs clients et le volet RH pour mieux se consacrer à leurs activités comptables. D’autres optent pour la sous-traitance de la gestion de la paie…
Grâce à votre logiciel de gestion de paie :
- vous gardez la maîtrise de vos services clients en interne en assurant la gestion de paie à 100 % ;
- vous augmentez vos marges en supprimant ce poste de sous-traitance.
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Le saviez-vous ? La gestion de la paie reste une activité complexe, coûteuse et surtout très chronophage : elle représente environ 30 % du budget global des ressources humaines pour une entreprise qui compte en moyenne 150 à 200 salariés. |
Grâce à un logiciel SIRH, les processus de traitement de la paie sont plus fluides, le temps consacré à cette tâche est optimisé ce qui améliore la productivité de votre cabinet d’experts-comptables.
De plus, tout au long de l’installation du logiciel de gestion sirh, vous bénéficiez d’une assistance humaine pour vous accompagner. Des experts sont présents à chaque étape pour adapter le logiciel sirh aux solutions déjà en place.
Parce que chaque client est différent (grand nombre de conventions collectives), il est indispensable de s’adapter aux caractéristiques de la paie de chaque entreprise que vous gérez.
Paramétrage, mise en conformité avec les conventions collectives, mises à jour techniques : l’éditeur de logiciel doit apporter un service fiable et pérenne, tout au long de son utilisation.
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Selon un sondage IFOP réalisé en 2015, un tiers des salariés a observé une erreur sur sa fiche de paie ! Autant dire que la gestion de la paie représente un enjeu stratégique dans la gestion des ressources humaines de n’importe quelle entreprise ! Parmi les erreurs les plus courantes : montant du salaire, erreurs sur le nombre d’heures travaillées, mauvais calculs de congés payés, RTT, etc. Avec le support d’un logiciel performant et fiable, gardez la main sur la gestion de la paie de vos clients ! |
4 / Quel est le niveau de sécurité et de fiabilité du logiciel de paie ?
Vous avez la responsabilités des données de vos clients. Leur sécurisation est cruciale.
Misez sur un éditeur de logiciel qui vous propose un niveau de protection maximal pour sécuriser l’ensemble des données commerciales, comptables et fiscales de votre portefeuille clients.
Les informations relatives aux salariés doivent aussi rester confidentielles (coordonnées, état civil, diplômes, informations bancaires, etc.).
En vous abonnant à un logiciel de fiche de paie en ligne, assurez-vous que ce service inclut la protection et la conservation de toutes ces données dans un centre de stockage (datacenter).
Pour faire le bon choix, la fréquence des mises à jour du logiciel de paie reste aussi un critère essentiel.
Pour une gestion de la paie efficiente, le recours à un logiciel sirh ressources humaines permet de libérer les experts-comptables d’une lourde charge de travail, à la fois complexe et laborieuse… Grâce aux solutions IT proposées par les éditeurs de logiciels de paie, qui offrent une gestion complète et automatisée de cette tâche, le travail des experts-comptables et des gestionnaires de paie est simplifié, le nombre d’erreurs considérablement réduit, un gage de productivité inestimable qui a un impact important sur votre activité…